Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту — Алек Маккензи, Пэт Никерсон

Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджментуЭто проверенное временем пособие по тайм-менеджменту поможет вам оптимизировать свой рабочий день, повысить продуктивность и справиться со всеми делами в срок.

В книге вы найдете 14 самых распространенных ловушек времени и полезные советы и инструменты для их устранения.

Характеристики книги

Дата написания: 2009
Дата перевода: 2015
Название: Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту
Авторы: Алек Маккензи, Пэт Никерсон
Объем: 370 стр., 60 иллюстраций
ISBN: 978-5-00057-248-1
Переводчик: Ольга Кривовяз
Правообладатель: Манн, Иванов и Фербер



Предисловие к книге «Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту»

Почему «Ловушка времени» нас вдохновила

В первое десятилетие своего существования наша компания, обосновавшаяся в Лондоне, столкнулась с жесткой конкуренцией со стороны сотен организаций, наводнивших голодный рынок образовательных услуг в этом городе. В чем было наше преимущество? Когда британское правительство предписало инженерам проходить обучение, мы стали продавать передовые технические знания, накопленные в США к тому времени.

Вскоре политический переворот в Британии привел к стихийным забастовкам, из-за которых неделями не было электроснабжения. В следующем году начала бастовать газовая промышленность, потом железные дороги. В конце концов более чем на три месяца закрылась почта: и телефонная служба, и служба доставки корреспонденции. В эпоху до смартфонов и ноутбуков это нарушало сообщение между предприятиями. Эти катастрофы подкосили всех: наших клиентов, конкурентов и нас самих.

Когда электричества хватало на освещение и работу офисной техники, мы трудились изо всех сил, используя вместо почтовой рассылки нашей рекламной продукции объявления в газетах. Как и любое предприятие, мы прилагали усилия, чтобы оставаться на плаву. В нашем случае обстоятельства вынудили нас открыть партнерские офисы EBI в других европейских странах, что вовсе не входило в первоначальные планы. Эти превосходные партнеры научили нас тому, что иногда кризис может быть во благо.

В те трудные времена мы читали первое издание книги Алека Маккензи «Ловушка времени». Она помогла нам обрести второе дыхание, сгенерировать новые идеи и найти новые методы работы. Но прежде всего она вдохновила нас на то, чтобы продолжать, не сдаваясь. На восстановление бизнеса ушло пять лет, а успеха мы добились спустя восемь лет.

Как мы при встрече выразили благодарность Алеку Маккензи

Когда наш бизнес уже начал восстанавливаться после кризиса и наконец-то обрел устойчивость, мы с мужем поехали на семинар Маккензи по командному тайм-менеджменту. В тот день мы прогуливались с Алеком по студенческому городку и тепло благодарили его за плодотворное влияние, которое он уже давно оказывает на нашу жизнь. Он скромно выслушал эти слова. В личном общении, как и в своих книгах и на семинарах, он полностью сосредоточен лишь на том, чтобы помочь всем нам избежать ловушек времени. Его умение оказывать такое благотворное влияние на множество людей происходит из глубокого нравственного чутья, позволяющего ему давать ответы, актуальные в любые времена.

Списки старых и новых ловушек времени

В части II своего первого издания этой книги Алек Маккензи писал о двадцати ловушках времени, которые не позволяют бизнесменам и специалистам достичь своих целей. Книга стала бестселлером, потому что оказалась близка многим. Вот этот список временных ловушек.

Первоначальная двадцатка

1. Влияние кризиса.

2. Перерывы на звонки.

3. Неверное планирование.

4. Чрезмерное старание.

5. Незапланированные посетители.

6. Неумелое делегирование и плохое обучение.

7. Личная неорганизованность.

8. Отсутствие самодисциплины.

9. Неумение отказывать.

10. Проволочки.

11. Плохо проведенные собрания.

12. Бумажная волокита.

13. Неумение завершать задачи.

14. Некомпетентный персонал.

15. Дружеское общение.

16. Неверное приписывание ответственности и полномочий.

17. Плохой обмен информацией.

18. Неверные средства управления и отчеты о ходе работ.

19. Избыток информации.

20. Поездки.

Для издания, которое вы держите в руках, мы провели новый опрос, разослав этот список в его изначальном виде. Мы знали, что последовательность пунктов уже поменялась, но хотели, чтобы участники опроса точно показали нам, каким образом. Вскоре они развеяли все сомнения.

Явное расхождение. Нас не удивило, что в вернувшихся к нам опросах были опущены некоторые пункты. Все соглашались с тем, что интернет, электронная почта (включая мгновенные сообщения) и пользование / злоупотребление мобильными телефонами должны были появиться в новом списке. Участники опроса говорили об этих средствах как о «едином явлении», а нам понадобились три отдельные главы лишь для поверхностного ознакомления с вопросом, почему же наш новый «виртуальный» стиль жизни так экономит и так растрачивает наше время.

Перегруппировка ловушек. Алек неоднократно излагал идею о том, что ловушки времени переплетены друг с другом. Теперь стало понятно, что время пришло: новый список создавался для того, чтобы распутать и заново соединить взаимосвязанные ловушки и предложить эффективные планы выхода. И все же мы решили придерживаться того порядка, который был предложен участниками опроса.

Время утекает...

Пять главных ловушек с точки зрения участников опроса:

Ловушка 1, кризисное управление, по-прежнему стоит на первом месте!

Ловушка 2, неверное планирование, ранее стояла на третьем месте, теперь же включает в себя бывшую ловушку 8 (отсутствие самодисциплины) как часть этой смеси.

Ловушка 3, неумение отказывать, поднялась с девятой позиции.

Ловушка 4, плохой обмен информацией, показывает резкий взлет с занимаемой ранее 17-й позиции.

Ловушка 5, плохо проведенные собрания, ранее занимала 11-е место, а теперь присоединилась к главным раздражителям.

Эти пять главных ловушек отражают то напряжение, которое сопровождает глобальные стремительные изменения, досаждающие любой корпорации и правительственной организации. Из последующих обсуждений мы узнали, что участники опроса характеризуют все пять ловушек как корпоративные, или системные, а не считают их просто личными проблемами, которые можно исправить своими силами.

Ловушка, связанная с плохим обменом информацией, взлетела выше всех. Как видите, эта ловушка теперь входит в список главных, переместившись с прежде занимаемого ею 17-го места на четвертое. Многие участники опроса объяснили свое видение случившегося.

• «Теперь мы имеем замечательные инструменты: электронную и голосовую почту, мгновенные сообщения и т. д., но все остальные тоже обзавелись ими, поэтому нам нет покоя. Еще хуже то, что электронные письма теперь пишут в фрагментарном стиле – все посылается в спешке, без тщательного предварительного обдумывания».

• «Даже малые предприятия стали глобальными, поэтому нам не хватает понимания различных культур и навыков ведения дистанционных переговоров, что могло бы помочь нам находить взаимопонимание с людьми с первой попытки. Когда наши партнеры находятся на другом континенте, мы совершаем ошибки, не осознавая, что подорвали их доверие».

• «Мы часами сидим перед монитором, отделившись от других людей. Почему мы общаемся только в письменном виде даже с коллегами из соседних кабинетов?»

• «Мы теряем навыки личного общения. Сейчас гораздо меньше терпения, такта, понимания и сочувствия. Люди больше не знают, как уживаться друг с другом в одной комнате».

Несколько удивительно, что в новом списке ловушек пункт «плохо проведенные собрания» следует за пунктом «плохой обмен информацией». Если вы согласны с этим, то вас заинтересуют инструменты, помещенные нами в разные части книги, в том числе множество визуальных инструментов. Все они помогают четко, экономично и гуманно донести ваши идеи до сотрудников, начальников и клиентов, какое бы средство вы ни использовали.

Второстепенные ловушки. Вопросы, связанные с электронными средствами и информацией, породили следующую группу ловушек. Несмотря на то что опрос проводился в разное время среди сотрудников разных компаний, их оценки были единогласными.

Участники опроса уточнили, что ощущают переизбыток информации. Менеджеры любого уровня – опытные или новички в бизнесе – теперь могут пользоваться данными, которые были недоступны в жесткой деловой обстановке прошлого десятилетия. Но «информационное изобилие» ослабило наши навыки критического мышления. Какие данные имеют значение? Какие из них верны? Как и почему их нужно использовать? Так, второстепенные ловушки отчасти видятся как благо.

Ловушка 6. Мир стал виртуальным (новая).

Ловушка 7. Страсти по электронной почте (новая).

Ловушка 8. Неприрученный телефон (новая).

Ловушка 9. Избыток информации и бумажная волокита (бывшие ловушки 12 и 19).

Нас поразила парадоксальность позиции, занимаемой ловушкой 9! Как может недоставать информации при всех вновь обретенных способах ее сбора? Легко: ловушки 6, 7 и 8 подобны завалу. Ловушка 9 – это наша неудачная попытка разгрести его. Еще более парадоксально, что мы по-прежнему окружены шкафами для хранения документов и обременены канцелярской работой, несмотря на давние обещания ученых мужей, что бумага вскоре исчезнет! Использование индивидуальных решений вряд ли повредит этим четырем ловушкам, поэтому понадобятся усилия всего рабочего коллектива и применение системного подхода.

По-прежнему сбиты с толку вопросами последовательности. Следующие две ловушки были явной парой. По крайней мере, так считали участники опроса.

Ловушка 10. Неверное приписывание ответственности и полномочий (ранее на 16-м месте).

Ловушка 11. Неумелое делегирование и плохое обучение (опустилась с шестой позиции).

Увидев близкую причинно-следственную связь между этими ловушками и их сильнейшую взаимосвязь, опрашиваемые настаивали на том, что сначала нужно разобраться с ловушкой 10, прежде чем мы сможем хорошенько поработать над 11-й. В обоих случаях большая часть вины лежит на корпоративной политике, которая зачастую путает и нарушает усилия лучших менеджеров, которые честно стараются развивать и повышать сотрудников по службе.

Последние по степени важности: трудности личного плана. Наконец-то мы подошли к ловушкам, которых можем избежать собственными силами. Последние три сочетают в себе несколько пунктов из первоначального списка и предлагают решения типа «победитель получает все».

Ловушка 12. Проволочки и неумение завершать дела. Слияние бывших ловушек 10 и 13 всем нам показалось разумным.

Ловушка 13. Дружеское общение и незапланированные посетители. Совместив бывшие ловушки 5 и 15, участники опроса отметили, что утрата времени на личный контакт переместила ловушку дружеского общения в конец списка. Мы стали в этом менее искусны, хотя на самом деле нам это нужно.

Ловушка 14. Чрезмерное старание (ранее ловушка 4). То, что последняя ловушка переместилась на столь низкое место, стало для нас тревожным знаком. Бывшая ловушка 4, привычка «стараться слишком сильно», смогла ускользнуть от нас в силу того, что ожидания стали такими непомерными. Продуктивность работников высока, но таков же и уровень безработицы. Сегодня мы все реже берем отпуск. По количеству часов, проведенных на работе, мы превзошли легендарных японцев. Мы боимся, что нам быстро найдут замену, если мы не останемся и не сделаем свою работу. Внимательно прочитайте данную главу, если чувствуете себя на грани физического и морального истощения. Обретение равновесия потребует внутренней работы.


 Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту — Алек Маккензи, Пэт Никерсон (скачать)

(ознакомительный фрагмент книги)

Полную версию можно читать или скачать тут — Литрес


Другие интересные материалы:

Вершитель реальности — Вадим Зеланд Повседневная действительность предстает в новом, незнакомом обличье, отчего становится намного удивительней любой мистики. Вам предстоит убедиться, чт...
Кошелек или жизнь? Вы контролируете деньги или деньги контролируют вас — В... Обретение финансовой независимости – мечта многих людей. Для этого нужно научиться осознанно использовать и контролировать деньги, а не жить ради них....
Ловушки мышления — Дэн Хиз, Чип Хиз Принимать решения сложно. Еще сложнее принимать правильные решения. Когда дело доходит до выбора, наш мозг оказывается несовершенным инструментом: ему...