Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц — Павел Безручко

Без воды - Павел БезручкоУ первых лиц – генеральных директоров или вице-президентов компаний – нет времени на анализ лишней информации и распутывание витиеватых рассуждений. Их рабочий день расписан поминутно. К сожалению, лишь очень немногие из нас умеют излагать свои мысли так, как того требуют первые лица, – коротко, ясно, «без воды». А ведь от умения правильно выстроить логику своего предложения или структурировать отчет может зависеть успех вашего проекта или даже ваша карьера.

Прочитав эту книгу, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Научитесь правильно формулировать цель своего обращения «наверх». Сможете создать структуру документа и написать текст, работающий на достижение этой цели. Вы научитесь писать кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения будут встречать понимание и согласие.

Характеристики книги

Дата написания: 2013
Название: Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Автор: Павел Безручко
Объем: 150 стр., 40 иллюстраций
ISBN: 978-5-9614-3279-4
Правообладатель: Альпина Диджитал



Краткое содержание книги «Без воды»

Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.

Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.

Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, – язык, позволяющий беречь свое и чужое время.

Введение

• Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.

• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.

• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.

• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».

• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.

• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица – генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».

• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.

• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.

• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат – это эффект.

• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.

• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Первые лица прагматичны

• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.

• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.

Первые лица критичны

• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.

• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.

• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.

• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора – понять, в какой мере он заслуживает доверия.

• Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.

Первые лица могут не вписываться в стереотип

• Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, – это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.

• Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенности своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

• Многие авторы документов пишут без цели – лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.

• Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.

• Если желаемая реакция не определена, любой полученный ответ может быть истолкован как блестящий успех и одновременно как полный провал.

• Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель – получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.

• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.

• Цели документов не статичны – они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.

Ставьте цели адекватного масштаба

• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.

• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, – совершить такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном – не рассчитывайте на чудо.

• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы просите.

Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия

• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.

• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.

• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.

• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).

• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.

• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.

• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.

• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.


Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц — Павел Безручко (скачать)

(ознакомительный фрагмент книги)

Полную версию можно читать или скачать тут — Литрес


Другие интересные материалы:

Искусство войны — Сунь-Цзы Сунь-цзы - китайский стратег и мыслитель, предположительно, живший в VI веке до нашей эры. В течение двух тысячелетий трактат "Искусство войны", на...
Дисциплина без драм. Как помочь ребенку воспитать характер — Дэниэл Дж. Си... Как добиться, чтобы подросток не препирался со взрослыми? Как уберечь двухлетнего малыша от опасных экспериментов? Устали твердить целыми днями одно и...
Легко не будет. Как построить бизнес, когда вопросов больше, чем ответов —... Автор книги – один из опытнейших предпринимателей Кремниевой долины Бен Хоровиц – предлагает эффективные рекомендации по построению и развитию стартап...